1. A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?
A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.
2. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ?
Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
3. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
"A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.
O emitente de NF-e deverá guardar pelo prazo prescricional o DANFE que acompanhou o retorno de mercadoria não entregue ao destinatário e que contenha o motivo do fato em seu verso.
No caso dos DANFES impressos em contingência – EPEC ou FS-DA – o destinatário deverá mantê-los em arquivo, pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação tributária.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria."
4. Com a NF-e continua necessário gerar o DAC, DESTDA, livros fiscais, etc? haverá integração dos sistemas de NF-e com os softwares destas declarações?
"Ficam mantidas todas as obrigações acessórias às quais os contribuintes estão sujeitos atualmente, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) - Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital - a tendência é que, futuramente, diversas obrigações acessórias, como as citadas, sejam paulatinamente substituídas ou dispensadas."